Blog

Big Box Stores, Modular Rooms and Outpatient Care Webinar

Well, good morning. Welcome to our webinar, big box stores, modular rooms, and outpatient care. Thank you for joining. We are very happy you’re all here. It looks like a lot of people were joining in, so we’re we’re glad you’re all listening today. My name is Melanie Taylor, and I will be our emcee today.

I serve as our vice president of manufacturing for BILDT, which is Bolt’s recently launched launched modular and fabrication business. However, in a not so distant past, I served as GM for Bolt’s Chicago office.

So I had the pleasure of working hand in hand with many of our presenters today. So it’s go so good to to be back and be with with the group.

So today’s presenters are part of the advocate outpatient collaborative, and they have been together for the last ten years. They’ve executed over fifty projects in the Chicagoland area.

So so today, they’re going to share with you a number of key takeaways and really focus on some of the successes and challenges they faced as they’ve delivered work in for adaptive reuse. However, before I turn it over to the team, I do just wanna share a little bit on the run of house.

So how this is gonna work today, we have about thirty minutes of prepared content. So our presenters will will share with you all. And then we’ll leave the remainder of the time open for, a q and a session. So I do have some, prepared questions for our presenters today just to get the conversation started and to prime the pump.

However, for our audience, you should have a q and a button on the top of your screen. If you all can just click that, that will open up the q and a panel. And then as we’re presenting today, you can just drop your questions in into that section. And then I’m gonna do my best as we’re going today, to take those, questions and organize them and then and feed them to our presenters.

And then at the end, if I don’t get to them all, we’ll make sure to answer those questions and send them out.

So with that, I’ll turn it over to Thaddeus.

Thank you very much, Mel. My name is Thaddeus Enziak. I’m the current director, for our planning, design, and construction team here at Advocate Health as part of our non acute ambulatory team.

I have about eighteen years of construction management experience, and I had joined Advocate roughly six years ago, working on a focus of health care.

Hi. My name is Chris Martin. I’m project manager with HDR.

I’ve been with the outpatient collaborative for about over three years now. I’ve been in the industry about eighteen plus years as well.

Hi. My name is, Andy Shaw. I’m with IMAG. I’ve been with the program since the very beginning over ten years ago at this point.

Hi. I’m Alex Smartt, senior project manager, with Bolt Construction. Been with Bolt for over eight years and about half the time involved with the program. So excited to be here today.

Thanks, team. Alright. Diving into things, wanted to kick things off here and share some context to how our team was formed and a little bit about what we we might be looking for in adaptive reuse facilities. So starting with our integrated project delivery team here with HDR, Bolt and IMAG, has been assembled for ten plus years now.

We have a complete team with, various trade partners through the, various trades. And then we have a unique partnership with diverse partners, encouraging, mentorship through many partners that we work with. And, a lot of the goals that you’ll be hearing about throughout our presentation today is focused on a standardized approach, continuous improvement, and eliminating waste through the delivery process. And I just wanna share that a lot of the success that this team has had, is not possible without a true integrated project delivery contract in place.

This that contract binds this team together through, with financial risk.

And then some of our, as our team was formed, we we developed these guiding principles to help steer the team and keep them, together.

Our focus is on building relationships, enhancing the customer and patient’s experience, optimizing our delivery process, and designing for flexibility of the future.

And, through that, we’re doing that through a series of five goals here around safety and standardizing the approach and how we engage with our customers and providing continuity to all of the projects that we work on. Again, a patient focus, high patient engagement and satisfaction rate, being efficient in the delivery of the process, being cost effective and continuously, innovating through our our processes, and, most importantly, being sustainable, creating long lasting healthy environments for the communities that we’re we’re developing in.

And, of that, we have metrics, that we continuously evolve. We continuously add stretch goals to our metrics, and we push the envelope, to to to meet these goals. And, of our twenty twenty five goals that you’re seeing on our screen, we have an overarching goal of eliminating twenty percent of project waste. And through that is, zero change orders, a hundred percent ILPD, and earning that that, that heightened stretch goal of forty percent modular prefab.

So some context about, what have we been doing the past ten years. And this gives a little overview of our Midwest team here in Illinois and Wisconsin, where we’ve completed roughly about fifty outpatient facilities here in the in the Chicago and and Milwaukee markets. And of those fifty plus facilities, twenty one percent of them have been adaptive reuse in lieu of tenant forty five percent of them being tenant improvement sites, in more, preexisting medical office buildings or thirty four percent in greenfield new construction sites.

And of those twenty one percent adaptive reuse sites, you could see the diverseness of the amount of, facilities that we’ve taken a look at and successively successfully implemented medical, outpatient centers into some of these facilities. So, more recently, a Barnes and Noble or an LA Fitness are just some examples of some of the, adaptive reuse facilities that our team gets involved with. And I put a quote on here just to provide some context to, which I thought is pretty relevant to what we do. But the greenest building is one that’s already built.

Retrofitting existing buildings is way more environmentally friendly than constructing new new ones. And we’re kind of working off of that mantra as a team.

So a little bit about location analysis and why we look at these types of spaces. We need to be versatile in as a health core organization and finding locations. We need to provide, services that the community needs at a lower cost point than new construction.

And, through location analysis, we’re working with our real estate and business development teams to see what’s out there in terms of land or existing buildings, whether it’s medical or commercial. We need to be financially responsible, contrasting between owning a facility, which we certainly have looked into owning some of these adaptive reuse facilities, or if we’re leasing a facility, and and, looking at that a hundred year lookout in terms of all the maintenance, responsibilities that these facilities have or property taxes that might be involved, pilot agreements with the local municipality, HOA fees, HOA fees, etcetera.

This facility here in Lakeview, downtown Chicago, you can imagine how dense of an environment the downtown, Chicago area is. And, finding this former sports authority who went bankrupt, was a perfect, opportunity of a adaptive reuse project that we implemented here in the Lakeview area.

Few other metrics and and importance with, the site locations that we study is visibility and access. The visibility of how we’re communicating our brand to the community.

One of these projects here in in again in the city of Chicago against a dense and or or urban environment, at Chicago, Webster facility, Clybourn and Webster. Very, very heavily traveled roads in this community. And then we’re also looking at that connection of that outpatient center and how it might relate to some other health care organizations or even our own. And in this case, Masonic Hospital only being ten minutes down the road, trying to take those patients out of the hospital market and moving them out to outpatient care.

And then also, more importantly, access and how we get our patients to these sites, the availability of public transportation or, major interstates in the area. And, a little hint into a little bit of what others might present in presentation is how we’re delivering some of the prefabricated modules that we deliver to these adaptive reuse sites.

Access to these facilities are a consideration and, an important factor.

Now when we have an interest in an adaptive reuse facility, we we obviously need to dive into a little bit about the building and see if it’s even, a doable, situation for us. And of that, we do a feasibility size study so we can, look at work with our design partners and ensure that that facility is turned over for it can be turned over for a medical use. Looking at utility upgrades, whether we’re taking care of those utility upgrades, upsizing water and electrical services that are at higher premiums and demands, than a previous, retail business.

Or do we ship that to a core and shell contractor or that property owner to help us navigate through those utility upgrades?

There’s a lot of structural evaluations that go involved with this. If you can imagine, some of these big boxes are pretty simple from a structural, standpoint. There’s very basic MEP infrastructures in play. But as we’re introducing medical into some of these facilities, there’s greater weight and limitations that we have with, the structure, that we need to be careful of. And you’ll hear a little bit about this from the presenters today.

And then diving into our prefabrication strategy, these existing structures, how do we break that envelope to bring a lot of our prefabricated, modules into the facility?

We’re negotiating some of these terms with our our property owners, to help us, navigate through our our metrics and goals.

And lastly, shell coordination.

We’re we’re working through boundaries of what we might be, collaborating with other neighboring tenants. In the case of Chicago Webster, we have two tenants of a existing movie theater and then also a Chase Bank. And that property owner wanted to, utilize their own sort of look and appeal of, how they want their their strip mall to to broadcast to the community.

Whereas others are a little more flexible and are willing to, allow us to introduce some of our material palettes, our brand to the community that some of our, patients are very accustomed to in the case of that old Fort, sports authority that, we built in Lakeville.

Signage is a huge element to this too, just making ensuring that our signage is a primary focus to our community.

And I’ll stop there.

Alright. Thank you, Thaddeus.

See The next one. Alright.

So building analysis. So, you know, that is thank you for the the perspective from the owner and how we’re selecting our sites. And so now we start to actually, you know, dive into the building itself.

And we we look for these opportunities and constraints of each building and and each one’s a little unique with some common similarities that we’ll we’ll discuss more about in the next coming slides here. But first, we wanna sort of take a step back. Right? So my new construction, right, this is our, like, Hoffman Estates, new construction, one story clinic.

Just a little perspective. Alex will be talking about this in a little bit. We do prefabricated, exam pods, which are built in a factory, and then they’re shipped out to the site. And and and that starts to drive our our volumes. And so we’ve we’ve we’ve got this down to an art and science here of, you know, how much frontage. You know, we have repeatable pods. It’s based on a twelve clinic module.

The length that it is very well thought through. It has maximum time, close proximity to patient care and the staff, and it’s very thought through.

But as you see here, that’s not always the case. So like in a Toys R Us, you don’t you don’t have that frontage like you do in in a new build. Right? In most cases, these buildings could be just deeper. That that forces us to really think about the priority of of things. Right? It doesn’t have that equality, that we were accustomed to in a new construction of building.

Adjacencies and access is really another thing that we we really think about from on our side here. So just give you a little overview here. Right? You know, on the front, we have our our public area highlighted in white.

We also have the staff area in blue located in the back, and then we have our service lines along the middle with what we call the bolt on on the far right side there, the plan. And that’s usually comprised of imaging lab, that could be rehab. It’s usually some of the more outer shape, program elements.

And they tend to also have relationship to their service lines too. So that’s we’re very mindful of how we do all of that. It’s it’s great for wife wayfinding and self grooming, patient, you know, how they work their way through the clinic and very ideal. Right?

But that’s not always the case, right? And so, you know, in this former, you know, furniture store we have to give a lot more thought to what’s priority here. So, for example, lab. You tend to go get your lab and then you go see your physician deeper in the clinic. So that got moved to the front as a result. Imaging for example, you know, you may just come in for an ultrasound and leave. It’s it’s not always a guaranteed pre function to what’s else in the clinic.

Immediate care is another one that has, different business hours in the rest of the clinic and has security, components of that that we need to consider as well. So, that got pushed up to the front of the clinic as a result.

In this model too, same thing right this is the former Toys R Us I showed before where there’s not as much frontage.

You know, the immediate care got that priority. But we need to really think about where these service lines are. They have a relationship to the imaging and lab pre function space. You know, you’ve got that waiting there.

So things got shifted back a little bit. And so that starts to set where those service lines go. We have to be mindful of things like cardiology, orthopedics with patients where, you know, they can’t travel as far. So there’s a lot of things to consider.

What are the more important things that we need to really prioritize in these clinics?

Another thing that we we look at quite often too is is functional zoning constraints. As I discussed, you know, in a new build, you know, where you’ve got the public to the front, staff in the back, it’s very clearly delineated staff and public zones. Right?

We don’t always get this nice clean geometry, you know, built. So here in this former sports authority, which is at Lakeview Clinic, you know, right now we had to we actually had to put the public right down the middle. So it create it basically pushed the service lines and the clinical modules outboard of that and then the staff therefore. So it really created these two distinct, you know, separate offstage areas that we had to really negotiate around.

Structural constraints is another one. So this is really using that same model.

There’s two structural constraints I’ll talk about. There’s the the more obvious one where here it’s like, you know, the grid. Right? What’s nice about new construction is that we can control the grid, right, in relationship to our prefabricated pods.

We we it’s very module. We it can be very thought through and independent of each other. Here is not the case. The grid is what it is.

And so how do we lay out our our spaces to to maximize the potential where that grid is and where programs should go as a result?

The not so obvious, you know, structural constraint is the capacity of this, you know, and as Stade is already alluded to briefly is that, you know, these these are retail buildings. They weren’t designed for medical use. You know, the Toys R Us, they’re retail.

They’re not they don’t have the loading requirements. In a lot of cases, they never really had ceilings to begin with when you think about like a Toys R Us, for example. And so, we come in there and we’re adding we have to think about the loading, right? So, for the South Elgin clinic, which is that former Toys R Us, things had to be supported from the floor. The floor in most cases actually has more structural capacity than the roof.

And so we have to think about, like, this post beam construction with the unit strut having the gen rad equipment supported from that. In our, you know, the Webster clinic, which is the former Barnes and Noble, right, you have books, heavy load on the slab. We we knew the slab had that capacity, but the the the roof structure just had very little of it. And so everything you see highlighted in blue here was really us with our m p sorry, MEP, you know, coordinations. Like, yeah, these racks are supported from the walls. We have cane posts that go to the other side of the deck to secure all of that and there’s a very close coordination with the walls the studs and how that all lays out. And then of course, you know, in red you can have OR structure for example or other equipment structure that we have to negotiate around.

Other constraints that we we really consider is occupancy constraints. So in this case, the structural constraint was pushing us into having a occupancy constraint. So in the Barnes and Noble clinic here, you know, you had that, you know, originally it was a single story building and then the second floor was built on a later date and then it became a bookstore.

They decided to keep the existing, you know, roof deck in the single story and then they just built a new slab above that. Well, the new slab above that is really is our rating separation that we want. And so, you know, it’s the roof below that, you know, there’s openings, there’s opportunities to get that wall up there to that second floor slab. And So this diagram is really illustrating how we had to really negotiate all of that and and keep the ratings and separation continuous.

Our occupancy and separation isn’t always structural. It could just be an element in the middle. So, in the LA Fitness Center, which is our Freedom Drive clinic, if you notice in most LA Fitnesses they have what they call this mezzanine area where it tends to be mostly treadmills, right? We decided to keep that mezzanine.

We knew the roof structure had very little capacity, I mean, just enough for a chiller, which we put up there. And and now we’re gonna use that mezzanine to be our mechanical space. That’s where all the, you know, the the chiller all the, you know, the boilers and all the big heavy equipment’s gonna go. But the fact that it’s strategically located in the middle and we have a surgical center and then we have your regular outpatient, you know, MOB program.

Now these occupancy constraints are starting to play with each other. Right? And even the ASC, there, you know, has small compartment requirements amongst each other as well as the different, you know, occupancies from like the surgical center to the MLB. So that this diagram is really starting to illustrate how we have the three dimensionally and really how do we figure that all out.

Other things, this is probably more of the obvious ones. Right? Circulation constraints.

Especially when you go more vertical. We’ve talked a lot about single story buildings, but in these, you know, these double story buildings, you know, is the is the circulation where we want it? You know, we’ve changed in the occupancy. You know, you gotta be mindful. The load changes. The width might vary.

We were lucky in this one where the stairs to the basement which is gonna be a future build out worked fine. But to the upper story clinic, you know, we, you know, there was an existing escalator had to get removed, added a new stairs, some elevators, and and so those are things you just need to think about and where do you put the program in relationship to that.

Volume constraints is really another one, right? We run into varying volumes from low to high.

This is really a good cross section of that Webster clinic here where, you know, highlighted in red here like, you know, those are just pinch points, right? So we have to think about, you know, we talk about the structural components and and where we program that is more favorable but as well as, you know, take advantage of the high spaces where maybe stuff like an MRI, we need more overhead space. Put it where it’s more favorable from a volume constraint. And maybe we put some of those other staff support areas or public areas where maybe we don’t need the ceiling height as much as we need. So those are things that you just need to consider in these spaces.

The envelope is another constraint here. This is an interesting juxtaposition between, here’s the LA fitness and then the Toys R Us below it, right? In some cases, you know, like in the new build, you know, we have the same picture window, We want lots of daylight into our public spaces. The toy the LA Fitness gave that to us.

We had this nice rotunda, you know, windows flanked it. We weren’t as fortunate with the the Toys R Us. You know, Toys R Us never had that kind of frontage. Right?

It was all solid masonry wall. So those are just things we we need to think through, you know, as we’re designing this. As well as back of the house spaces like a loading dock, right? We don’t wanna we don’t wanna spend extra money to move those kind of things.

And so as we’re laying out those our clinics, we wanna we wanna take advantage of those spaces. So that starts to push our design.

And if it’s not solid wall, you have too much window. So like in the Barnes and Noble and the surgery center, you don’t want a lot of window, right? So we ended up actually boarding this all up, putting solid wall, putting some nice skylights to get you know daylight in for the the patient experience.

And so again it’s the things you need to consider. It’s not always you know ideal but you know you you take advantage of what you’ve got. So I’m gonna hand it over to Andy to talk about coordination and that next level of information.

Thanks, Chris. Thank you.

I’m Andy Shaw, and I’m gonna be talking about coordination, which we all love to do.

So typically for, you know, our greenfield brand new, clinic designs, site coordination is relatively straightforward. You know, we own the plot of land. We can do with it what we want, etcetera.

So, you know, while it’s still important, it doesn’t, have the same challenges as adaptive reuse projects. So a lot of these projects end up being in large retail centers.

You know, this is an example of our self elegant clinic, the former Toys R Us, where, you know, we had to work with the development and the, you know, essentially like the HOA organization for our site logistics plan blocking off the main drive, so that, you know, we could maximize safety for our team.

And one of the unique challenges that, you know, we, came across in this project was, holiday season. So the, you know, the association demanded by November first that we cleared that main drive.

That triggered, us to go to a different RTU rooftop manufacturer, just based on lead times because our pick point to place that onto the roof was from the front.

And we also had to work out the logistics for our truck deliveries for our pods. So, other things to consider with this is being a friendly neighbor.

We had frequent check ins with our site superintendents, checking in with our neighbors, you know, giving out the contact information to contact us if they had any concerns or issues with, anything that we were doing.

Another example here is the the Webster clinic downtown Chicago.

Other times you know in a congested urban environment we have to work with the city to shut down the street.

Here we had some rental bike vendor that we had to coordinate with to relocate that so that we had access to the second floor which this knockout area was our main material delivery point. So just other other challenges to consider in these types of projects.

Another coordination element is existing conditions. So Chris has previously previously touched on this a little bit but there’s a lot of challenges with existing spaces that limit us in the amount, that we can maximize our prefab and modular strategies, but they also offer us advantages in some ways. So with this project in particular during feasibility, it was it was pretty clear, during that process that putting the clinic on the first floor was the correct decision. This allowed for, a continuous clinic.

All of the space program for that was dedicated to the first floor. And then we placed the surgery center on the second floor to utilize the the higher above ceiling space, there.

So once we arrived at those locations, we introduced new challenges in building an ambulatory surgery center on an existing slab an existing structure.

There were vibration concerns so you can see the development of our space program to organize and locate the ORs into areas on the on the slab above grade where the vibration could be minimized. So there was a large infill area where there were escalators coming from the first floor to the second floor that we infilled by the core and shell team actually.

And you know we gave them design parameters for minimizing that vibration.

So and this slide kinda kinda depicts the vibration analysis that was done. We had to go in there before the Barnes and Noble was fully demolished, to to run some vibration testing. We had to do some mock ups here.

And that’s, you know, potentially necessary for, you know, your type of project.

So, and then everyone’s favorite topic, BIM coordination. So building building information modeling is an essential tool that our team uses for adaptive reuse projects as well as our our ground up projects as well.

Don’t try and understand the pictures that are going on there. It’s simply to depict that there’s a lot of complexity that’s going on above the ceiling.

There’s you know existing building components such as structure.

In routing all our ductwork and piping and conduits it fills up really quickly.

So on these types of projects we try to get in there and do a three d scan of the existing space. Once, the space has been kind of shelled out and demolished, we do that as early as we can.

The timing of the three d scan is critical so any adjustments to our design and floor plan can be made prior to the fabrication of our, any of our rooms or any other prefabricated components.

So once the scan is complete, the trade partners create their BIM models. We run our clash coordination. We make sure no one’s running into each other. We work out a sequencing of you know which parts components are going to be installed when.

The BIM model is signed off and then fabrication can begin.

I wanted to briefly touch on two of our major prefabrication modular components that we use.

So the first one is our overhead multi trade MEP racks.

We first developed this for our new construction builds but, when we started to run into the structural constraints, of our of our renovations, adaptive reuse projects, we used our MEP racks you know as a strategy.

So, we use the MEP racks we support them from below which is you know unusual.

Something that I wasn’t familiar with and we developed that that solution, with our trade partners.

And and actually has become, you know, a really good success story that in some of these lease spaces had we not had this, I I don’t know what we would have honestly done. Other than walking away from the lease so it was it was an awesome success to have you know that in our back pocket to be able to utilize on these types of projects.

And then the main component of our modular prefab strategy is the rooms.

So I’ll briefly touch on this. So the, we try to try to create any room that fits on a truck. We started with the exam rooms.

Major components are the walls, any any of the finishes, any of the devices within the walls, the casework, millwork, sink.

Depending on the how we’re delivering and the, you know, the constraints above ceiling, we try to put the ceilings in as well.

Sometimes we leave them out.

Just depends on the project. And we also leave the flooring out so the flooring gets done after the the pods are delivered.

So with that, I will hand it over to Alex.

Thanks, Andy.

So, essentially, how we’ve been talking about with the pods being deployed, you can kinda see here we’ve got our new construction clinic. This is the Des Plaines ground up, and then we have all these different adaptive reuse. So how can we essentially maximize prefabrication in all these different applications? So you can see each, structure and building is gonna be different.

It’s gonna have its own constraints. But during the design phase, what we really emphasize is how can we maximize the prefab with our exam rooms, our point of care rooms, meds rooms. Sometimes we’re able to use, bathrooms and, procedure rooms, offices. We can essentially try and prefab everything as much as we can.

But we look at the floor plan, we have the ability to help influence the design and the layout of the spaces really to maximize the amount of pods that we can get on a truck. So then that way we can really strive and reach that forty percent modular goal, that Danny has mentioned earlier on.

So kind of diving into, you know, the actual fabrication of the rooms. So what we do is multi trades, coming in there. So we have the steel studs, drywall taping. We also get blocking in there and in wall rough ins as well.

So you can kind of see, we take everything from the Corning to three d model, and then we essentially transfer it into a two d fabrication drawing. Essentially all of our, trade partners go in, they populate where outlets need to go. If there’s critical outlets, we can adjust the stud spacing to make sure everything’s accommodated. We get our plumbing, in wall racks installed there with our risers and then blocking as well for a casework in the wall mounted accessories.

So getting that team by and having the collaborative Bluebeam review sessions for us essentially sign off gives us these fabrication drawings that we can then do to create, these pods going through. So this is a instance of a two exam room double pod that we call it, in the three d model there.

So then another example with taking it from from the model is, alright, well, we’re gonna have certain situations where the structure is not adequate. So Chris mentioned that South Elgin clinic where we needed to support the overhead multi trader accident he was talking about on the pods. So we had to engineer these pods to make sure that they were strong enough to support the weight from overhead. So, essentially, you can see on the left there, we have the three d model, and then on the right is actually out in the field.

And we did a mock up of this in our Montgomery shop where we do our fabrication for the program, and then we’re able to validate, yes, this is buildable. Yes. We can do this. And we’re able to get everything planned and executed accordingly on-site.

So, kind of high level with the process without getting too much into the weeds, going through our tact time and utilizing the lean principles, we can essentially have a batch of, exam room pods or medical room pods go through in about four weeks. So, on the left there, you can see, the walls essentially with the framing. So we build these panels off to the side on a table, that our, Rockwell trade partner utilizes. Use an overhead crane to safely lift them into place, allows us to be, safe and efficient in getting all the walls up. And then we go and start with the, in wall rough ins, get all of that complete, go through drywall tape and sand, and then apply those finishes. So, again, that’s about a four week turnaround from start to finish to be able to have a completed pod ready to go, to site.

So once those rooms are done, we make sure everything gets shrink wrapped, in our job site or in our shop, make sure everything’s protected further out going to site. We use our overhead crane to essentially pick them up onto the flatbed trucks. So you can see there, that two room pod on the back of the truck. They’re getting ready to go out to site.

So this is, the former Barnes and Noble clinic at Webster. So this is showing the, you know, truck handling with the two room pod and a single room pod ready to go. We have the pods labeled. Everything is laid out inside the building to know exactly where they need to go.

Everything is planned in the shop with our layout for where the pods are gonna be deployed with delivery, essentially working from the back of the building to the front. So everything is thought of and planned to be as efficient as possible on the planning side from where the pods are built on the shop floor to where they’re gonna be, sent out, which trucks that they’re gonna be, to bring them into place. So you can see there a picture on the right, crane unloading them. We’ve got road plates there essentially as that flat stable surface.

We call it the dance floor to essentially, lay down the pods and you can see it here. We have industrial casters essentially in each four corners of the pods that have five or six independent wheels that allow us to maneuver the pod safely in any direction, throughout the space. So you can see here, we’ve got three workers on the back bushing, and then we also have a few workers in the front. So it only takes a handful of, crew members to be able to put these pods into place.

And mentioned too, talking through the lease negotiations for the leave out in the envelope here to make sure that we have enough room to be able to push these pods and make sure we have our overhead clearances established where we’re able to get, the majority of the overhead work in, but we have a no fly zone that we build in our model is roughly about eleven feet. That nothing above the pods can go, below that eleven feet so that we can safely get them into place. So we get them staged, set them down on blocks. We get the sync connections in with the underground inspected, with the authority having jurisdiction, then lower them into place, shoot them down, and then you have the pods ready to go and are able to continue on, with the construction of the project.

So our team throughout the course of the history has continually pushed the envelope with what we can do to maximize the prefab. And with our field crews, it’s it’s a well oiled machine to be able to get these pods in safely and efficiently. And that’s just a testament to this program and the relationship and culture that we have just to work collectively as a team and, really push the envelope as best we can.

I’ll hand it back over to Thaddeus.

Thank you, Alex and Andy and Chris. And, I can’t I I can speak volumes to, how proud I am of not only just the four of us on the call, but there’s a huge amount of people involved in our collaborative team and, huge kudos to everyone that has, has been involved in the collaborative team, teams. We’ve had people come and go. All of them have been huge, collaborators to the success. And, to wrap this up in as a bow, here’s a few results that, we we ought to share with everyone.

And for those that are listening today that are new to prefabrication or modular, I would encourage everyone to start small. That’s how this team started, ten, eleven years ago. As we started small, we looked and understood what prefabrication was. And, we gradually took baby steps to get where we are today.

You’re not gonna start building prefabricated modules on day one. You gotta start small and work your way up. But from that success, we’ve we’re currently earning close to thirty to thirty five percent prefabrication on most of our projects that we’re working on. So a little bit early back when I shared that our twenty twenty five goal is to get up to forty percent there.

We’re not there yet, but we’re continually, improving and that that that metric is, looking to be more achievable as every year after year.

There’s gradual savings in our cost by going to this, prefabrication route, where we’re reducing our construction schedules by eight to twelve weeks.

Just thinking about that in terms of, delivering our projects to our customers, reducing our general conditions from our general contractors and our trade partners, All of that is contributing to a more cost effective project.

Improving the safety, quality and productivity, in working in a manufacturing type and volume environment. There’s proven results that we’ve reduced safety instances on our projects, reducing the amount of labor that is on our projects to avoid that risk of interference with, trades over or working on top of each other on our construction projects. And then thinking about sustainability with taking in initiatives from LEED and some of the other sustainability, teams that are, that are out there and applying that to our facilities. We’re, we’re applying a hundred percent of compliance of sustainability to our projects. And within those metrics, there are a lot of opportunities that we’re continuing to evolve and trying to to stretch that that limit in terms of how sustainable, we can be with these facilities.

Mel?

Alright. So thank you to the team. Thanks for sharing the content. We have, just under twenty minutes left, so we’ll move into a q and a. We have a few questions. So I’m gonna, that we’ve gotten from the audience. So I’ll start there.

As a reminder, the q and a button is at at the top of your screen. Please click that and enter your questions.

So I’m just team, I’m gonna jump back and forth and make sure we hit our audience questions and then slide a few in that I’ve thought of, as we go. So first, we have a question from Sharon. I think we can hit this one pretty fast.

Does this presentation offer any continuing education units?

I’m happy to answer if basically, I’ll answer this one if you guys wanna jump in. But we we, generated this webinar for information purposes just to share what the team is doing. We did not think about this in terms of continuing education credits. So, Sharon, we apologize for that, but, good question.

I’ll move on. We have a awesome question from Patrick Spencer.

Do you need to recess the slab to accommodate the slide in pods for a monolithic flooring situation, or do you float the slabs? So I’ll turn it over to the team, Alex. Probably a good one for you to take on.

Yeah. So, essentially, the floor requirements that we need to have is that we don’t need to recess the floor, which is great. Essentially, what we plan on is we have the structural framing for the pods and we have the openings essentially braced. But once they’re put in place, we cut out that bottom track.

And really the biggest thing is just to make sure that the floor is level to minimize the amount of shimming that we need to do to have the pods be level. So that allows us to carry our floor through those exam room spaces is based on the advocate standards, the hallways, where the team spaces are in the patient hallways, especially in our onstage offstage rooms where we have the sliding doors. The exam room floor actually goes out into the hallways a little bit and is covered by the door. So it’s important for us to have that nice flat slab to be able to make sure that we can get the pods and set them in place, but also we don’t have any hills and valleys in our flooring, as patients go in and out of the exam rooms.

Yeah. Perfect. Thanks, Alexia. Patrick, the main thing is is the floors are done on-site. So that allows us to not have to recess the flooring.

Another audience question from Lisa. Has there been any opportunities for vacuum plumbing systems or vacuum toilets?

I’ll try and answer that one. But you got the electrical engineer today. I’m electrical by trade. So, we we haven’t had a need for vacuum plumbing systems.

Our sanitary is all gravity drain.

You know, for our toilets, we use tankless toilets. We have to put a booster pump in most of these buildings anyways because the pressure is so low. We need the pressure high enough for eye washes which then we just fall into having tankless toilets. So, and then on the sanitary side, we make sure we camera the, you know, the sanitary that we’re typically sharing with other tenants before and after. Just to make sure that you know we didn’t add any construction debris in there. There’s no major deficiencies with those. So, good question.

Perfect. Thanks for answering that, Andrew.

Another question from the audience from OSSA. Is there gonna be an electronic version of the presentation available? I’ll share this at the end, but what our intention is is to, share the recording with the group so you will have access to the content via the recording. And then if we don’t get to all questions, we will also answer those remaining questions and then share that out. We anticipate that information to be sent out, tomorrow.

So I’m looking to see if we’ve got any more new audience, questions.

Okay. Here’s another one from, the audience from the chat. Have all projects been successful generating cost savings?

The good one.

Yeah. I would say, as Thaddeus mentioned that there’s been an evolution throughout the course of the history of the program. So as we continue to build for each project, we’re always striving to continuously improve as one of the, you know, the pillars of lean. So for the metrics for each project, we would say that we have been successful. And as our team has learned, we’ve been able to build on those lessons learned and be able to be better on the subsequent projects.

Able to get more pods built. We’re able to get them, installed quicker and have some productivity savings on-site without having the crane there for a full day. So I would say that, yes, typically, we have those successes throughout the course of the project. It’s just the metric that we grade ourselves with. We’re always striving to do better. So we always raise the bar for ourselves just to continually push the envelope and continue to have the success that we’ve been having.

And I’ll add to that, Alex, in terms of just identifying locations.

We have such a vast knowledge in terms of the types of, adaptive reuse sites, that may pose a risk in terms of the financials, in terms of, the existing structure or vibration challenges that we might have at some of these facilities that may not be the best, opportunity for us from a financial standpoint. So leveraging all the knowledge that we have today is go really going to help us, evaluate and complete some of the feasibilities to future opportunities, around our markets and our communities that are in need, to to help enhance that that, financial viability.

Perfect. Thank you. We have another question for the, from the audience, from Patrick Spencer.

Couple of multiple, questions here, but this is a really good one. I like this. How is the coordination with the local inspections been handled? Is there acceptance of off-site third party inspections?

And then just continuing on, are the exam pods otherwise shipped as open construction that would allow on-site inspections?

Really, how do we handle those common walls? When you put two pods together, how do you handle the inspections of those?

Yeah. I can cover that. So we’ve been doing this for a while and talked with a lot of municipalities, including the city of Chicago, and each municipality is a little bit different. So what we do before we go in for permit, we try and have a sit down with the inspectors or the code officials and kinda review our strategy, show the presentations of how the pods are and how we do our own internal quality checks, sign offs before we go through, you know, getting drywall done or closing up the wall.

So you could kinda see in the picture that the perimeter of the pods don’t have the drywall on them. They just have the insulation. So you’re able to inspect for the in wall, items on-site when they’re delivered if that’s something that the authority having jurisdiction have a preference on. We’ve had, municipalities bring third party inspectors to our prefab shop to see everything and inspect it there before we start the drywall and putting the installation in the walls.

We’ve done it where we document with pictures. So in that way, the inspectors, when they see the pods being delivered on-site, they can cross reference, make sure nothing has changed. And then, also with the plumbing tie ins, we typically and on a lot of our recent projects, we have the plumbing inspector that’s there the daily delivery so then they can witness the plumbing tie ins, make sure everything is looking good to go, and then, they’re able to sign off there. So we’ve done it always, but a lot of the times, the municipalities are really, excited by the opportunities that, this program provides, and, they’re impressed with the overall operation.

Think it’s something cool to see. So we really haven’t had any too too many challenges. And if there are concerns, we’re able to to rectify them with having them be on-site or hiring a third party inspection company.

Yeah. Thanks, Alex.

Oh, yeah. Go ahead, Darius.

Oh, I was just gonna add that, we’ve even had success of working with municipalities that are that have that old school, mentality in terms of how construction should, happen in terms of stick building construction. And, we are we as a team have done countless reach outs to those municipalities and have, had success winning them over, so to speak, in terms of how we’re prefabricating our facilities to the point where they’re they they were very appreciative of of what we what we’ve done, and they were interested in adapting that that type of culture for their community, and other constructors in their area.

Great. So right now we’ve we’ve, keep adding questions into into the q and a, box. Chris, I have a question for you. So you shared a lot of the constraints structural capacity. And, Andrew, you really explained how we’ve solved that, shared some vibration issues and just some of the space constraints, layout constraints.

So, of course, with adaptive reuse, each building is unique.

And this is unique program where you have the same team and you can carry forward lessons learned. Can you just summarize or share with our audience some of the biggest lessons learned that you’ve had with solving constraints from project to project that you’ve been able to use on multiple situations?

Yeah. I think it’s that’s a good question. I it’s those Kida parts that we develop as we have gone through these experiences. Right?

Like those MPC racks being pod supported or supported from the ground. Right? That that is a mechanism that we now can use on every, you know, existing, you know, you know, building that we have. Right?

We can go in there and assume that there is no structural capacity from the roof. And if we discover that it is, that’s an opportunity for us. Maybe we could shift gears if we choose to. One of the biggest challenges too is that we just don’t always have good, good documentation on these buildings.

So a lot of that is done through the building scan. We have to demo first, kinda go through that investigation. And then that can that can take some time to go through that. And a lot of cases, we’re not discovering some of this stuff, and we’re already planning.

We’re a little further down that line. So to be able to go in there a little more conservatively upfront now based on this experience and use those tools is very beneficial.

Perfect. And just an add on to that, can you touch on MEPs? I know when I was in the program, we were starting to get into adaptive reuse, And MEPs in a Toys R Us or a Barnes and Noble are not the same, sort of utility that’s needed in health care. Mhmm. Is there any great solutions that, that you have all come up with to address that?

I mean, going into it yeah. Going into it conservatively, you know, assuming that, you know, if you don’t if you’re not able to set eyes on the site before, you know, that site selected, you know, from a financial perspective, you have to assume worst case that you gotta replace the rooftop units. You gotta potentially upgrade the services that Teddy has mentioned earlier, for electric and water.

You know, when you get on-site, you know, validating those assumptions, you know, to validate your financial model is important.

And then working with the landlord if there are some if you’re intending to tie into existing landlord systems that, that coordination happens and that’s built into the lease agreement in terms of, you know, allocation of how much CFM are are they delivering, etcetera, that sort of that sort of stuff. So, very, very important for adaptive reuse.

Perfect. So I have another another question.

So these projects are IPD, integrated project delivery, and there is a true, integrated form of agreement for the the contracting method.

And this team has been together ten years. How important is a contract type in this type of delivery, especially when you’re talking adaptive reuse?

I’ll leave that open ended.

Andrew or Thaddeus, probably a good option for you to kick that off.

Yeah. I’ll I’ll I’ll, reiterate the, you know, the when we first started encountering this stuff, it was the South Elgin, Toys R Us where the the existing structure just couldn’t, accommodate anything except for the sprinkler piping.

So all of the all of the overhead MEPs had to be supported from below.

And without an integrated team and coming up with a solution to support MEP racks from below burying the posts within the walls that goes across so many trades. So many trades are touching hands on that. I don’t know how that I don’t know how that happens in a traditional contract environment.

But with an IPD team it was it was a weird seamless transition almost overnight. Like we were designing our traditional build and then you you know, the results of the the structural analysis came back and we’re like, oh, we gotta switch gears. And it just, like, it was seamless. So and without that IPD, you know, contract and philosophy, I I don’t know how that I don’t know how that I don’t know how that happens.

So Yeah.

And, uniquely with us too, we have our contracts written for shared savings. There’s an actual risk at the profit of the project to everyone involved, All the trade partners, all of the architects and engineers that are involved in these projects have profit at their risk. And when we set our goals for each project, everyone’s all hands on deck in trying to meet those goals and beat them, to maximize their profit at the end of the project.

And I would also say too Go ahead.

With, you know, there are certainly, you know, design team members that, you know, come and go, contractors, trade partners. But this culture that this team has set just to be working so well together that even when new team members come in, it’s Andy kind of alluded to a seamless transition, and you see the buying everyone’s working together, coming together with those common solutions. So even though there is that financial aspect of it, there’s the culture just kind of builds upon itself, and utilizing that truly innovative and collaborative culture really helps everyone have that buy in saying, hey. We’re gonna do this. Everyone’s on the same page, and we’re gonna work together as a full team to make sure that we’re coming up with the best solutions.

Yeah. Alex, I’m gonna build on that comment. We have we have just four minutes. So I’m gonna have one more question, and then I’ll just wrap up real quick to remind the audience, what’s sort of the next step here.

But building on Alex said, so and Andy, you’re an OG. You were there at at the beginning of this. So was I. I’m not there anymore.

We’ve had, you know, people’s careers advance. Some people come. Some people leave. Alex, you mentioned the culture, and it truly is unique.

But what is it? How did this team build the culture? Like, when you look back at all the work, what is it that allow this allows this team Thaddeus, twenty one percent as adaptive reuse. These are not the easiest projects.

They require a lot of collaboration. What’s in the culture? What’s what’s special about this team? Maybe we can just go around real quick.

Yeah.

I can kick us off.

Yeah. I think in my mind, the, you know, culture or, you know, early onboarding, making sure the team’s aware kind of the history of the program, but then actually seeing us in, you know, the big room meetings and seeing the field teams interact with each other on-site is that just physically working together and coming up with a solution saying, hey. Like, this is a a fun way to do this. Like, we’re, you know, we’re working together. We’re not just saying, oh, it’s not my problem. I’m not gonna worry about it. We’re just the people itself and the leadership that, you know, each trade partner has had going through the various challenges, you just gain that trust and confidence that, you know, we’re gonna work together and just I think in my mind, it’s really the people interaction being in the same room, being able to come up with these solutions together.

Perfect.

Andy? Yeah. I think, sharing the risk is important.

The big room collaboration environment is important.

You know, hearing the small discussions that happen in the big room, hearing about someone else’s problem and kinda interjecting yourself into that and and coming up with a a solution together.

And then working beyond your typical contract comfort zone. I’ll give an example. Like, all of our projects and this is a minor one. It is, at this point.

But for instance, like HDR and IMAG, we host our Revit models on the construction managers ACC site. Right? And, you know, that we hold those private models near and dear to us. You know, we don’t wanna give them out willy nilly.

And we have it hosted on on the the Centimeters site. And, we’ve actually adopted this the Bolt’s, construction administration process on Autodesk Construction Cloud, kind of going against our own company’s policies. I hope no. Hopefully, no one’s from corporate on this call.

But, it it it’s it’s sharing that risk and it has shared savings. Like, you know, the paper trail is still there. I don’t need to follow my company policies. Bolt has all of the paper trail.

I can grab it whenever I want. And so it’s kind of that that give and take, on that shared risk that I think, you know, builds on that culture.

Wonderful. Chris, and then we’ll close off with Thaddeus.

Yeah. I think it’s just being able to come around that big room and and understand people’s strengths, their constraints, you know, what everyone can bring to the table. I mean, even from our perspective, the idea that, you know, the architect can call up a framer and have a more intimate conversation about how walls being framed. Right? You don’t normally have that luxury in a in a in outside this program. So those are these things that you it just is pretty cool that we would that you have to constantly remind ourselves that we can do that.

And so Great.

Yeah.

And I’ll wrap it up just simply saying we celebrate wins. There’s so many wins that this team achieves throughout a given year. All the successes in our metrics and small wins on just detailing in our drawings or, celebrating a schedule win in terms of pulling up the schedule. All of those are are are compiled on top of each other, and we’re we’re celebrating those wins as a team.

Perfect. Well, I wanna thank our our our presenters today, and I also wanna thank our audience for joining. We so appreciate you. We have a story to tell, but we need someone to tell it to.

So it takes all of us for this. So, again, just as a reminder, we’ll take this recording, and then we will share it out with you. I do believe we hit all the questions. However, if you have more questions, certainly feel free to quickly get them in the q and a, and we will we will, make sure to address those.

And we will also share our contact information. So if you wanna have a more in-depth conversation with someone on our team, we’re happy to do that as well. So with that, thanks for joining our webinar.

About The Boldt Company
The Boldt Company (Boldt) is a leading professional construction services firm with customers across the United States and is a subsidiary of The Boldt Group. Founded in 1889, Boldt is a fourth-generation family and employee-owned firm headquartered in Appleton, Wisconsin. Boldt is recognized as a pioneer in Lean construction and in the industrialized construction space. Boldt operates 18 offices across the U.S. that serve customers in healthcare, power, industrial, education, automotive and commercial markets.